Les rendez-vous multipartites de démarrage, intermédiaire et de bilan de coaching

Les rendez-vous  multipartites sont des moments clés  de nombreux coachings. Il est nécessaire de les appréhender avec professionnalisme.

Je parle de rendez-vous  multipartites et non de tri partite car parfois au-delà du coach, du coaché et de son N+1, un membre de la DRH est présent.

La question se pose de l’opportunité de faire un multipartite. Certains coachs pensent que c’est une erreur  d’effectuer un multipartite parce que …

Pour ma part, je considère que c’est fréquemment très utile voire indispensable  pour le travail de coaching qui va se dérouler après. Exception faite de l’accompagnement de certains Présidents,DG, Chefs d’entreprises bien entendu.  C’est un moment qui permet un échange profond entre les acteurs. Moment de régulation, qu’ils n’ont pas su créer auparavant, instant intense d’échanges de signes de reconnaissance bien que pas toujours positifs…mais c’est aussi un moyen d’obtenir une feuille de route limitant les enjeux cachés des uns des autres.

Le rendez-vous multipartite de démarrage de coaching, comment procéder ?

Cette réunion peut être très profitable au coaching à  condition qu’elle soit habilement conduite par le coach. Cette étape  est une source fréquente d’inquiétude des coachs que je supervise. A mon grand étonnement,  les coachs, notamment ceux qui n’ont pas encore eu  un nombre important de coachings, évoquent leurs difficultés voire leur regrets après avoir conduit cette réunion et rarement avant pour la préparer. C’est pourquoi j’ai eu envie d’écrire cet article afin de poser quelques grands principes permettant de sécuriser cette réunion en évitant certains écueils.

Le contexte d’un rendez vous multipartite de démarrage :

Le multipartite de démarrage est un moment délicat pour le coach qui est au centre de nombreux enjeux dont les siens qu’ils soient commerciaux ou purement ontologiques. C’est également un moment parfois redouté par le coaché ou son N+1 lorsque l’objet du coaching porte, à priori, sur un dysfonctionnement de leur relation ou sur les « insuffisances» du coaché.

Selon la façon dont les premiers contacts se sont enchainés et le moment où intervient ce multipartite le coach n’a la vision que d’une personne, le coaché, quelque fois  deux personnes s’il a pu au préalable rencontrer le N+1 ou la DRH. Le coach n’a pas encore d’alliance avec le coaché.  Il doit donc conserver sa capacité d’étonnement, de discernement, d’ajustement avec ce qui se passe et de Protection de l’ensemble du système dont bien entendu la personne du coaché.

Dans tous les cas c’est un moment que je considère comme délicat à accompagner. Délicat parce que  lors du multipartite de démarrage, le coach connait peu ou voire pas certains acteurs en présence. Première précaution pour le coach, c’est d’avoir à l’esprit que  toutes les personnes ne connaissent pas forcément ce qu’est le coaching notamment la déontologie dans laquelle s’inscrit cette démarche et qu’il est prudent de la rappeler notamment les points relatifs à la confidentialité. Les participants ne savent pas toujours ce qu’ils attentent de cette réunion à plusieurs.Pourquoi se réunit-on ? Qu’attend -t- on  comme produit de sortie de cette réunion ? Comment va se dérouler cette réunion ? L’absence de cadrage et d’explicitation de ces éléments de contexte  est  de nature à faire monter la tension d’un cran… ce qui est contreproductif  pour un déroulement serein et constructif.

Comment optimiser les chances de réussite des rendez-vous  multipartites ?

Déminer ce qui peut l’être avant, avec chacun des acteurs ; approfondir la demande avant lors d’une première séance avec le coaché et préparer ce multipartite en prenant le pouls de la situation. Expliquer le rôle que, nous coachs, allons jouer durant ce multipartite. Partager en «avant-première», avec chacun,  les questions que vous poserez  lors de la réunion en présence de tout le monde.

• A quoi verrez- vous, concrètement,  que le coaching a réussi ? (la notion d’indicateurs de résultats… pas forcément quantitatif bien entendu…).
• Si les résultats ne sont pas au rdv, que se passe t- il pour le coaché ? (quand la situation le nécessite concerne le N+1 et le DRH).
• Comment allez- vous contribuer, à la place qui est la vôtre, au succès de cet accompagnement ?

Dès le début pendant le multipartite, vous pouvez ainsi vous appuyer sur le cadre, notamment en annonçant et faisant respecter la durée, qui à mon sens, ne devrait  pas excéder une heure, au risque de se laisser happer par le système, puis commencer l’ajustement des objectifs. Tenir le processus tout au long de de cette réunion. Prendre soin de creuser encore et encore  les attentes de chacun. Avoir un  regard vigilant sur la congruence des réponses et ne pas hésiter à reformuler ou exprimer les écarts que vous percevez entre les acteurs sur la définition de cette feuille de route. La verbalisation des écarts que vous percevez demande parfois de la délicatesse car elle met fréquemment  le doigt sur le nœud de la problématique que les acteurs définissent chacun à leur façon. Il est primordial de clarifier. Il est important de prendre la position méta régulièrement et de s’interroger sur la possible existence de processus parallèle qu’il n’est pas forcément opportun de partager à ce moment-là.

Enfin à l’issue de la réunion réinviter le coaché, que vous aurez prévenu en début de réunion  à rédiger la feuille de route qui sera adressée, par ses soins, à chacune des parties prenantes…feuille de route que nous reprendrons lors du ou des prochains mutlipartites : l’intermédiaire le cas échéant et celui de bilan final. Enfin j’ai l’habitude de prendre quelques instants avec le coaché pour débriefer ce temps collectif et lui donner l’occasion de partager à chaud comment nous l’avons vécu.

Le contexte d’un rendez vous multipartite de  bilan :

Nous sommes à la fin de l’accompagnement, il s’agit maintenant de procéder au bilan du coaching. Cette phase peut s’avérer parfois délicate pour des raisons parfois externe au coaching. Par exemple le changement d’interlocuteurs, le N+1 qui a changé ou la personne de la DRH qui n’est plus celle qui était présente lors du multipartite de démarrage. Le plus souvent c’est une occasion de partager un succès, de clore une aventure humaine de boucler « proprement » une relation qui a pu être intense entre vous et votre client.

Comment appréhender le rendez-vous multipartite de Bilan de coaching  ?

Je vous invite à préparer ce bilan. Vous aurez pris le soin, quelques séances avant la fin de votre coaching d’adresser des questions à votre client afin que vous puissiez échanger lors des dernières séances et préparer le bilan. Le bilan va reprendre chacun des  objectifs avec les critères de réussite que vous aviez élaborés lors de l’analyse de la demande et affinés pendant le multipartite de démarrage.   Les questions porteront sur le contenu du coaching (les objectifs) mais également sur le processus d’accompagnement. Sur les apprentissages que votre client a fait durant son accompagnement. Ils peuvent être de plusieurs d’ordres :  relationnel, managérial, sur soi, sur son environnement, sur sa posture, sur les autres…

Lors du multipartite de bilan, comme lors du multipartite de démarrage, je reste concentré sur le processus. Je propose, comme mode opératoire, que le coaché reprenne la feuille de route, et, objectif par objectif une discussion s’opère à partir des indicateurs de résultat. Le coaché, le  N+1, la DRH expriment ce qu’ils  pensent de l’atteinte de l’objectif, du contexte dans lequel s’est déroulé le coaching. Régulièrement le N+1 ou la RH me demande ce que j’en pense et je réponds inlassablement que je ne suis pas la bonne personne pour évaluer le travail. Je ne me prononce que sur le processus d’accompagnement à savoir le respect du rythme des séances dont la feuille de présence témoigne. C’est souvent le moment, lorsque les résultats du coaching sont appréciés, le moment de beaux signes de reconnaissance entre les participants.

Parfois, les résultats ne sont pas à la hauteur des attentes, ca peut arriver ou bien les acteurs du bilan ont changé et ne voient pas les choses de la même façon…. Alors il me parait intéressant de voir tranquillement avec chacun des acteurs ce qui n’a pas permis d’être au rendez-vous ou ce qui n’est plus d’actualité. D’analyser et d’expliciter le rôle de chacun dans la non atteinte du résultats (cf. supra  les questions posées lors du multipartite de démarrage). Il reste essentiel à mes yeux d’être en mesure d’accepter et d’accueillir les critiques mais également de savoir mettre des Protections pour le coaché et l’ensemble des acteurs du système. Il s’agit d’être très vigilant sur le respect de la déontologie…et notamment d’éviter toute demande faite en aparté du type « mais vous, entre nous, pensez  vous vraiment  que M … peut réussir dans sa prise de poste… » . C’est rare mais attention,  surtout si la demande est faite avec douceur avec un semblant de complicité.

Enfin je prends la précaution de prévenir mon client (coaché) de prévoir quelques minutes après le multipartite de bilan pour nous dire au revoir en tête à tête . Cela permet de clore la boucle avec lui, de se dire au revoir et le cas échant de débriefer le multipatite de clôture si celui-ci a été un peu rude.